EVIDENCIJA AKTIVNOSTI OBRADE
(član
32. ili 80.)
❄ Evidencija aktivnosti obrade mora sadržavati informacije
iz člana 32. ili 80. Zakona o zaštiti ličnih podataka, te mora biti u pisanom
obliku, uključujući elektronski oblik.
❄ Svaki
kontrolor podataka i predstavnik kontrolora podataka, ako je
primjenjivo, vodi evidenciju aktivnosti obrade za koju je
odgovoran radi dokazivanja usklađenosti sa Zakonom o zaštiti ličnih
podataka dok svaki obrađivač i predstavnik kontrolora podataka, ako je
primjenjivo, vodi evidenciju svih kategorija aktivnosti obrade koje se
obavljaju za kontrolora podataka.
❄ Obaveza
se ne odnosi se na kontrolora podataka/obrađivača ako ima manje od 250
zaposlenika. Nezavisno o broju zaposlenika, bilo da je kontrolor podataka ili
obrađivač, DUŽAN je voditi evidenciju obrade ukoliko je ispunjen jedan od
sljedećih uslova:
- ako će obrada vjerovatno prouzrokovati
visok rizik za prava i slobode nosioca podataka (primjer: uvođenje novih
tehnologija kao što su biometrijski čitači, prepoznavanje lica, IT servisa koji
obrađuju lične podatke),
- ako obrada nije povremena, odnosno ako je
obrada stalna (primjer: obrada ličnih podataka zaposlenika u svrhu isplate plata
od strane poslodavca),
- ako obrada uključuje posebne kategorije
podataka (primjer: zdravstveni podaci, biometrijski podaci, genetski podaci),
- ako obrada uključuje lične podatke u
vezi sa krivičnim osudama i krivičnim djelima.
VAŽNO! Kontrolori podataka nemaju obavezu
dostaviti evidencije obrade ličnih podataka Agenciji. (kontrolori podataka /obrađivači vode evidencije
aktivnosti obrade kod sebe u pisanom obliku, uključujući elektronski oblik, te
su istu dužni dati na uvid Agenciji na njen zahtjev).
PREPORUKA AGENCIJE!
Preporučujemo kontrolorima podataka da vode evidenciju aktivnosti obrade čak i
ako po Zakonu nisu obavezni voditi istu jer je Evidencija aktivnosti obrade
jedan od dokumenta kojim možete dokazati usklađenost sa Zakonom!
Primjer: Evidencija aktivnosti
obrade zaposlenika
- Svrha
obrade: obračun plate i drugih naknada
-
Kategorija
nosilaca podataka: Zaposlenici
-
Kategorija
ličnih podataka: ime, prezime, adresa, JMB spol, dan, mjesec, godina
rođenja, prebivalište/boravište, broj tekućeg računa, stručno obrazovanje,
datum početka rada, naznaku radi li se o punom radnom vremenu ili nepunom
radnom vremenu, mjesto rada, datum prestanka radnog odnosa, razlog
prestanka radnog odnosa, podaci za potrebu interne komunikacije unutar kontrolora
podataka (poslovni kontakt e-mail, tel.)
-
Kategorije
primalaca: ZZO, PIO, Porezna uprava, Knjigovodstveni servis (ukoliko je
primjenjivo)
-
Rok
čuvanja: trajno – u skladu sa pravnom obavezom
-
Prava
nosilaca podataka: Pravo na pristup i pravo na ispravku/pravo na brisanje,
ograničenje obrade, pravo da se na njih ne odnosi automatizovano donošenje
odluka.
-
Opis
tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera: računar zaštićen lozinkom,
arhivski ormar kojem pristup ima samo ovlaštena osoba, Pravilnik o pristupu
podacima i dr.
-
Zakonitost
obrade: pravne obaveze na osnovu Zakona o radu, Zakona o PIO.
Obrasci evidencije aktivnosti obrade sa uputstvom, koji mogu koristiti kontrolori podatka/ obrađivači, mogu se preuzeti
Uputstvo za popunjavanje obrasca 3
Obrazac 3
Uputstvo za popunjavanje obrasca 4
Obrazac 4