❄ Zašto je potrebno izraditi i
uskladiti postojeće interne akte sa Zakonom?
Kako bi se postigla usklađenost sa Zakonom, a posebno se „dokazala“ takva
usklađenost, kontrolori podataka mogu i trebaju usvojiti ili se uključiti u
izradu niza dokumenata koji se odnose na zaštitu ličnih podataka.
Primjer: Izrada evidencija aktivnosti obrade, pravila zaštite privatnosti (za
web), određena interna pravila za zaposlene), Pravilnik o informacijskoj
sigurnosti, Izjava o povjerljivosti, ugovori između zajedničkih kontrolora
podataka, ugovor između kontrolora podataka i obrađivača (ako je primjenjivo),
provjeriti saglasnosti za obradu ličnih podataka (ako je primjenjivo) donijeti
odluke za video nadzor i dr.
❄ Koja je uloga Službenika u
tome?
Službenik (posebno imenovan u organizaciji koja ga ranije nije imala) bi
trebao preispitati sve postojeće dokumente i instrumente ove vrste,
kako bi provjerio/la ispunjavaju li oni i dalje sve pravne zahtjeve zaštite
podataka.
Na osnovu takvog preispitivanja, bi trebao preporučiti
promjene u postojećim dokumentima itd, posebno ako su isti sastavljeni i
usvojeni prije usvajanja i stupanja na snagu Zakona. Takođe, Službenik bi
trebao preporučiti sastavljanje i usvajanje
takvih dokumenata.
Zaključno – Službenik je formalno zadužen za praćenje usklađenosti
sa svim (pravilima), aranžmanima i ugovorima usvojenima ili sklopljenima od
strane kontrolora podataka u odnosu na obradu ličnih podataka.
❄ Koja je uloga/namjena
kodeksa ponašanja ili certificiranja u smislu Zakona?
Poštovanje
i potpuna usklađenost sa odobrenim kodeksom ponašanja ili
odobrenim certificiranjem zaštite podataka bi mogli služiti kao važno
sredstvo za dokazivanje usklađenosti sa Zakonom u odnosu na teme obuhvaćene u
takvim kodeksima ili certifikacijama.
❄ Ko odlučuje hoće li
organizacija biti uključena u navedeno?
To će na
kraju ostati na kontroloru podataka – ne na Službeniku – naime, odluka da se
ostane uz relevantan kodeks ponašanja za sektor u kojem organizacija djeluje,
ili tražiti dobivanje certifikata zaštite podataka tipa zamišljenog u Zakonu (vidi čl. 44.-45.).
Međutim,
bilo bi sasvim prihvatljivo da Službenik predloži takvu odluku.